A Mudança no cenário fiscal 2025 está redefinindo a forma como as empresas registram e confirmam suas operações fiscais.
Nos últimos meses, os órgãos estaduais e federais implementaram ajustes importantes na declaração de recebimento de notas fiscais, também chamada de manifestação do destinatário.
Essas mudanças refletem o avanço da digitalização, a ampliação do cruzamento de dados e o combate a fraudes fiscais.
Dessa forma, o novo cenário exige que as empresas aprimorem seus controles internos, automatizem rotinas e garantam total conformidade com as exigências legais.
🧾 O que é a Declaração de Recebimento
A declaração de recebimento integra o processo de manifestação do destinatário, etapa na qual o comprador confirma o status de uma nota fiscal eletrônica (NF-e) emitida contra o seu CNPJ.
Esse procedimento segue a Nota Técnica 2013.001 da NF-e, complementada por atos estaduais e atualizações publicadas pela SEFAZ.
O processo inclui quatro tipos de manifestação:
- Ciência da Emissão – indica que o destinatário tomou conhecimento da nota;
- Confirmação da Operação (Declaração de Recebimento) – confirma que o produto foi recebido;
- Desconhecimento da Operação – indica que o destinatário não reconhece a nota;
- Operação Não Realizada – informa que a transação não se concretizou.
Entre esses eventos, a Confirmação da Operação é a mais relevante, pois encerra o ciclo da NF-e e valida oficialmente a transação.
⚙️ Por que o cenário fiscal mudou
A Mudança no cenário fiscal 2025 surgiu para aprimorar o controle das operações e reduzir a sonegação.
Com o aumento das notas fiscais eletrônicas e a intensificação das fiscalizações digitais, o Fisco passou a exigir maior agilidade e precisão nas confirmações de recebimento.
Entre os principais objetivos dessas alterações estão:
- Ampliar a obrigatoriedade da manifestação para novos segmentos;
- Reduzir o prazo de confirmação das NF-e;
- Aprimorar a integração entre dados fiscais e contábeis;
- E fortalecer o cruzamento automático de informações entre empresas e sistemas como EFD e SPED.
Como consequência, as empresas precisam adaptar seus processos e investir em automação fiscal para acompanhar as exigências.
📊 Impactos práticos para as empresas
Na prática, as novas regras exigem maior controle sobre as notas fiscais recebidas.
As empresas precisam identificar, validar e confirmar todas as NF-e emitidas contra o seu CNPJ dentro dos prazos estabelecidos.
Além disso, é fundamental garantir que o registro dos eventos esteja sincronizado com os sistemas contábeis e logísticos.
Portanto, para evitar penalidades, cada negócio deve:
- Validar as notas de forma tempestiva;
- Registrar corretamente as manifestações;
- Integrar suas áreas fiscal e contábil;
- E manter consistência entre estoque físico e escrituração digital.
Empresas que não seguirem essas etapas poderão enfrentar bloqueios no crédito de ICMS ou questionamentos em fiscalizações eletrônicas, que hoje acontecem quase em tempo real.
🧠 Como se adequar às novas exigências
Para se preparar diante da Mudança no cenário fiscal 2025, as empresas precisam revisar processos e adotar ferramentas que facilitem o monitoramento e a automação tributária.
a) Monitoramento contínuo das NF-e recebidas
O primeiro passo consiste em acompanhar de forma constante todas as notas emitidas contra o CNPJ.
Isso pode ocorrer de três maneiras principais:
- Consulta manual no portal da SEFAZ (adequada apenas para baixo volume de notas);
- Consulta automatizada via certificado digital;
- Integração com sistemas de gestão fiscal ou plataformas ERP.
Empresas que utilizam sistemas de gestão integrados fornecem mais agilidade e reduzem falhas humanas, além de facilitar a comprovação das manifestações.
b) Registro tempestivo da manifestação
Após identificar a NF-e, a confirmação deve ser feita rapidamente.
Embora o prazo varie conforme o estado, o ideal é registrar a declaração de recebimento em até 10 dias após a autorização da nota.
Desse modo, a empresa evita bloqueios de crédito e inconsistências nas obrigações acessórias.
c) Guarda eletrônica dos XMLs
O arquivo XML da NF-e é o documento fiscal válido perante o Fisco.
A legislação exige sua guarda segura por no mínimo 5 anos, ou até o encerramento de eventuais processos fiscais.
Além disso, a organização dos XMLs facilita auditorias e obrigações como o SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI).
d) Integração entre áreas internas
A conformidade depende da cooperação entre setores fiscal, contábil, compras e recebimento físico.
Cada entrada de produto ou serviço precisa ser conferida com base na NF-e correspondente.
Assim, o controle de estoque e a escrituração fiscal permanecem totalmente alinhados.
📘 Boas práticas de compliance fiscal
Adotar boas práticas de compliance fiscal é essencial para manter a regularidade.
Por isso, as empresas devem:
- Padronizar fluxos fiscais internos;
- Realizar auditorias periódicas;
- Monitorar indicadores de conformidade, como percentual de notas manifestadas dentro do prazo;
- Capacitar as equipes sobre mudanças legais;
- E investir em integração tecnológica para reduzir erros manuais.
Consequentemente, essas ações fortalecem a governança tributária e transmitem confiança ao mercado.
⚠️ Consequências da não conformidade
Empresas que descumprem as novas regras podem sofrer bloqueio de créditos de ICMS e glosas em auditorias do SPED Fiscal.
Além disso, o CNPJ pode ser vinculado indevidamente a operações fraudulentas.
As multas e penalidades variam conforme a legislação estadual, mas tendem a ser automáticas, devido ao alto nível de digitalização do Fisco.
Portanto, manter processos atualizados e integrados deixou de ser apenas uma boa prática — tornou-se uma necessidade estratégica para garantir competitividade e segurança tributária.
✅ Conclusão: como se preparar
A Mudança no cenário fiscal 2025 representa uma nova etapa da transformação digital tributária.
Empresas que modernizam seus controles, automatizam rotinas e integram suas áreas fiscais estarão mais preparadas para enfrentar as exigências do Fisco.
Em resumo:
- Monitore as notas emitidas contra o seu CNPJ;
- Confirme o recebimento dentro do prazo;
- Armazene os XMLs de forma segura;
- E mantenha integração entre áreas e sistemas.
Assim, a empresa evita riscos, melhora sua eficiência e fortalece sua reputação fiscal.
⚖️ Aviso importante
O conteúdo deste artigo tem caráter educativo e informativo.
Antes de adotar qualquer procedimento, consulte a SEFAZ do seu estado e, se necessário, busque orientação contábil ou jurídica especializada.
A AG Sistemas não oferece assessoria legal e recomenda sempre a consulta a profissionais qualificados para garantir a aplicação correta da legislação.
