Planilha ou sistema para gestão de formaturas: qual usar
Não é uma pergunta de certo ou errado. É uma pergunta de até quando a planilha aguenta o tamanho da operação.
Toda empresa de formatura começa com planilha, e para uma turma ou duas por vez, ela funciona: poucas linhas, pouca gente mexendo, fácil de conferir de cabeça. O problema não é a planilha em si, é o momento em que a operação cresce e ela continua sendo tratada como se desse conta.
Sinais de que a planilha parou de dar conta
- Mais de uma turma acontecendo ao mesmo tempo, cada uma numa aba diferente
- Mais de uma pessoa editando a mesma planilha, com risco real de sobrescrever o que a outra lançou
- Aditivo de contrato virando uma nova linha solta, sem ligação clara com a adesão original
- Inadimplência que só aparece quando alguém para tudo para conferir manualmente
- Escala de equipe combinada por mensagem, sem registro formal do custo por evento
Nenhum desses sinais isolado é motivo suficiente para trocar de ferramenta. O problema é quando vários acontecem juntos, porque aí o tempo gasto conferindo e corrigindo passa a custar mais do que a implantação de um sistema custaria.
O que um sistema feito para esse mercado resolve, e a planilha não
Contrato coletivo com adesão individual amarrada a ele, escala de equipe com custo por evento, cobrança recorrente com inadimplência visível por formando: nenhuma dessas três coisas é impossível numa planilha, mas todas exigem alguém mantendo manualmente uma consistência que um sistema mantém sozinho. É essa manutenção manual que o Nexxus One - Formaturas tira da conta.
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