Como fazer inventário de estoque sem fechar a loja
Fechar para contar custa um dia de venda. Contar por partes exige organização, mas custa menos.
O inventário anual de porta fechada tem um custo que raramente entra na conta: o dia de faturamento que não aconteceu, mais o cansaço de uma equipe contando tudo de uma vez, que é justamente quando o erro de contagem aparece. A alternativa é contar por partes, com a loja aberta, em ciclos ao longo do ano.
Divida a loja antes de contar qualquer coisa
Separe o estoque em setores que façam sentido para quem vai contar: uma gôndola, uma prateleira, uma categoria. Cada setor vira uma contagem independente, com data própria e responsável próprio. Assim ninguém precisa segurar a loja inteira na cabeça, e um erro fica contido num setor em vez de contaminar o balanço todo.
- Comece pelos itens de maior giro, que são onde a diferença aparece mais rápido.
- Conte no começo do dia ou depois do fechamento do caixa, para a venda não acontecer no meio da contagem.
- Registre a contagem na hora, no sistema, e não num papel para digitar depois.
- Anote a diferença encontrada, e não só o número final: é a diferença que mostra onde o processo falha.
A diferença tem causa, e ela se repete
Sobra e falta raramente são aleatórias. Produto com código parecido trocado na venda, entrada lançada em duplicidade, perda não registrada e devolução que não voltou ao saldo são as causas que mais aparecem. Contar por setor permite ver qual delas está acontecendo onde, porque a diferença fica localizada.
O inventário vale pelo que acontece depois
Ajustar o saldo e seguir é metade do trabalho. A outra metade é corrigir a causa, senão a mesma diferença reaparece no ciclo seguinte. Vale comparar o resultado de cada setor entre ciclos: setor que melhora mostra que a correção funcionou, e setor que não melhora tem um problema que a contagem sozinha não resolve.
Com a entrada de mercadoria vinda do XML da nota e a saída saindo do próprio PDV, o sistema já sabe qual deveria ser o saldo. O inventário deixa de ser levantamento e vira conferência, que é um trabalho bem menor.
Um sistema de gestão com PDV para loja mantém estoque, fiscal e financeiro na mesma base.
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